Datensicherung: das Verfahren dahinter
Ein Sicherungsgerät ist gekauft, ein Sicherungskonzept ist beschlossen. Der Unterschied zeigt sich im Ernstfall: Welche Daten sind wie alt, wie lange dauert die Wiederherstellung, in welcher Reihenfolge fährt der Betrieb wieder hoch, und wer entscheidet das? Diese Fragen beantwortet ein Datensicherungskonzept — die Technik dazu steht unter Backup-Systeme.
Zwei Zahlen bestimmen jedes Konzept
Wie viel Arbeit darf verloren gehen, und wie lange darf die Wiederherstellung dauern?
Leistungen auf einen Blick
Zwei Zahlen bestimmen jedes Konzept. Die erste: Wie viel Arbeit darf im schlimmsten Fall verloren gehen — eine Stunde, ein halber Tag, ein Tag? Daraus ergibt sich der Abstand zwischen zwei Sicherungen. Die zweite: Wie lange darf die Wiederherstellung dauern? Daraus ergibt sich, welche Technik nötig ist.
Das Konzept umfasst:
Bestandsaufnahme: welche Daten und Systeme überhaupt geschäftskritisch sind
Festlegung des zulässigen Datenverlusts und der Wiederanlaufzeit
Sicherungsplan mit Abständen, Aufbewahrungsdauer und Speicherorten
Aufbewahrungsfristen aus Steuer- und Berufsrecht berücksichtigen
Wiederanlaufreihenfolge der Systeme, schriftlich festgehalten
Zuständigkeiten und Vertretungen im Ernstfall
Turnusmäßige Rückspieltests mit gemessener Dauer
Jährliche Überprüfung, ob das Konzept noch zum Betrieb passt
Rückspieltest statt Erfolgsmeldung
Eine grüne Meldung der Sicherungssoftware bedeutet, dass Daten geschrieben wurden. Sie bedeutet nicht, dass sie lesbar sind, dass die Datenbank in sich stimmig ist oder dass die Anwendung damit startet. Das zeigt nur ein Rückspieltest.
Genau diese Protokolle sind es, die bei Prüfungen und im Versicherungsfall verlangt werden.
Für welche Unternehmen
Für Praxen, Kanzleien und Steuerberatung ist die Datensicherung zugleich eine Frage der Aufbewahrungspflicht: Unterlagen müssen über Jahre lesbar bleiben, was Anforderungen an Medien und Formate stellt.
Handwerk, Handel und Produktion treffen dagegen Verfügbarkeitsfragen, siehe Branchen.
Selbständige und Freelancer
Handwerk und Einzelhandel
Mittelstand und Produktion
Arztpraxis und Kanzlei
Schule und Bildung
Behörden und Kommunen
Ernstfall: geordnet statt hektisch
Im Ernstfall bringt ein Zettel mehr als jede Technik: Welche Systeme in welcher Reihenfolge, wer ruft wen an, welche Zugangsdaten werden gebraucht und wo liegen sie — bewusst auch in einer Fassung, die ohne die ausgefallene IT lesbar ist.
Diesen Plan erstellen wir gemeinsam und aktualisieren ihn jährlich, siehe auch Störung und Notfall-Service.
Öffentliche Fördermittel
Maßnahmen zur Datensicherheit sind ein Schwerpunkt des Digitalbonus Bayern; das Konzept selbst kann Teil einer geförderten Beratungsleistung sein, siehe Öffentliche Förderung.
Wie ein Sicherungskonzept entsteht
Ein Konzept entsteht nicht am Schreibtisch, sondern im Gespräch: Welche Systeme tragen den Betrieb, was passiert, wenn eines für einen Tag ausfällt, welche Unterlagen müssen aus rechtlichen Gründen besonders lange lesbar bleiben? Aus den Antworten ergeben sich Abstände, Aufbewahrungsfristen und Reihenfolge.
Zum Notfallmanagement rund um Datensicherung bietet das BSI allgemeine Empfehlungen; wir übertragen sie auf die Größe und die Möglichkeiten eines mittelständischen Betriebs, nicht auf die eines Konzerns.
Datensicherung in Rosenheim und Umgebung
Wir erstellen und prüfen Sicherungskonzepte für Betriebe in Rosenheim, Bad Aibling, Kolbermoor, Bruckmühl, Raubling, Wasserburg am Inn, Prien am Chiemsee und München.
Für einen Termin: 08031 6169640 oder Kontaktformular.
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Häufige Fragen
Das richtet sich nach Steuer- und Berufsrecht und unterscheidet sich je Unterlage. Wir setzen die Fristen technisch um, die Ihre Steuerberatung oder Kammer vorgibt.
Die Sicherung stellt den letzten Arbeitsstand wieder her. Die Archivierung bewahrt bestimmte Dokumente unveränderbar über Jahre auf — dafür siehe Archivierung in der Rubrik Software.
Einzelne Dateien regelmäßig im Rahmen der Betreuung, ein vollständiges Systemabbild mindestens einmal jährlich — mit gemessener Dauer und Protokoll.
Das legen wir vorher fest: benannte Personen mit Vertretung, dazu die Reihenfolge der Systeme. Ohne diese Festlegung kostet der Ernstfall zusätzliche Stunden.
Meist nicht. Postfächer in der Cloud, Daten auf Notebooks und Konfigurationen von Netzwerktechnik gehören ebenfalls dazu.
Für kleine Umgebungen ist es an einem Tag erstellt. Der Aufwand hängt von der Zahl der Systeme und der Fachanwendungen ab; wir nennen ihn vorher.
Er beantwortet die Frage, wie viele Stunden Arbeit im schlimmsten Fall neu gemacht werden müssten. Wer täglich nachts sichert, verliert im Extremfall einen Arbeitstag. Wer das nicht verkraftet, braucht kürzere Abstände — mit entsprechender Technik.
Jährlich und bei jeder größeren Änderung: neue Fachanwendung, neuer Standort, Umstieg auf Cloud-Dienste. Ein Konzept, das den letzten Umbau nicht kennt, sichert zuverlässig das Falsche.
In kürzerer Form, ja. Auch bei drei Arbeitsplätzen sollte auf einem Blatt stehen, was gesichert wird, wohin, wie lange es aufbewahrt wird und wer im Ernstfall was tut.
Im Ernstfall nicht. Mündliche Absprachen sind an Personen gebunden, die im Zweifel nicht erreichbar sind. Schriftlich hält jeder dieselbe Reihenfolge ein, unabhängig davon, wer gerade Zeit hat.
In den Grundzügen nicht, in den Fristen schon. Aufbewahrungspflichten aus Steuer- oder Berufsrecht wirken sich auf die Staffelung aus, die technische Vorgehensweise bleibt vergleichbar.
Ein Zettel, der ohne IT lesbar ist
Wer ruft wen an, welche Systeme zuerst, wo liegen die Zugangsdaten. Im Ernstfall zählt genau das.