Dokumentenmanagement für Unternehmen
Die Frage ist nicht, wo ein Dokument gespeichert wurde, sondern ob es jemand wiederfindet — auch in drei Jahren, auch wenn die Person, die es abgelegt hat, nicht mehr da ist. Dokumentenmanagement löst das über Struktur, Rechte und Versionen statt über immer neue Ordner. Wir richten es mit SharePoint und OneDrive ein oder binden ein vorhandenes System an.
ITFOUR Systemhaus Rosenheim
Doc-Management
Auch in drei Jahren, auch wenn die Person, die es abgelegt hat, nicht mehr da ist.
Dokumentenmanagement auf einen Blick
Der Kern ist eine Struktur, die dem Betrieb folgt statt der Organisationshierarchie. Ablagen entstehen entlang von Vorgängen — Projekt, Kunde, Objekt, Jahr — und nicht entlang von Abteilungen, denn Abteilungen ändern sich häufiger als Vorgänge.
- Ablagestruktur entlang der tatsächlichen Vorgänge
- Team-Ablagen in SharePoint, Persönliches in OneDrive
- Rechtevergabe über Gruppen, nachvollziehbar dokumentiert
- Versionierung, damit ältere Stände erhalten bleiben
- Regeln für externe Freigaben mit Ablaufdatum
- Einbindung als Laufwerk, damit gewohnt gearbeitet werden kann
- Übernahme bestehender Dateiablagen ohne Strukturverlust
- Übergang zur revisionssicheren Archivierung, wo Fristen gelten
Ablage, Archiv und Sicherung sind drei Dinge
Diese drei Begriffe werden regelmäßig vermischt, und die Folgen sind teuer. Die Ablage ist der Ort, an dem aktiv gearbeitet wird. Das Archiv bewahrt bestimmte Dokumente unveränderbar über Jahre auf — mit Fristen, die aus Steuer- und Berufsrecht kommen, siehe Archivierung. Die Sicherung stellt den letzten Arbeitsstand wieder her, siehe Datensicherung.
Eine vierte Verwechslung betrifft ERP und CRM: Beide verwalten Daten, aber keines von beiden ist für Dokumente gedacht. Der Auftrag als Datensatz gehört ins ERP, das Kundengespräch ins CRM, die unterschriebene Datei ins Dokumentenmanagement — mit einer Verknüpfung dorthin, wo sie inhaltlich hingehört, statt einer weiteren Kopie.
Für welche Unternehmen
Besonders lohnend bei vielen wiederkehrenden Vorgängen: Handwerk mit Objektakten, Handel mit Lieferantenunterlagen, Kanzleien mit Mandatsakten, Verwaltungen mit Vorgangsakten. In Praxen und Kanzleien entscheidet die Rechtevergabe, siehe Datenschutz und IT-Sicherheit.
Für sehr kleine Aktenbestände mit wenigen wiederkehrenden Vorgängen ist ein strukturiertes Dokumentenmanagement oft mehr Aufwand, als es einspart — eine sauber benannte Ordnerstruktur in OneDrive kann dann ausreichen.
Was für die Einführung vorbereitet sein sollte
Vor der Strukturierung braucht es dabei eine grobe Vorstellung der wiederkehrenden Vorgänge — Projekte, Kunden, Objekte, Jahre — und eine Aussage, wer welche Kategorie sehen darf. Ohne dieses Rechtekonzept entsteht die nächste unübersichtliche Ablage nur in neuer Verpackung.
Bei der Rechtevergabe helfen auch die Hinweise zu Zugriffskonzepten, die das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht veröffentlicht — besonders dort, wo Personaldaten oder Mandatsakten in derselben Umgebung liegen wie allgemeine Geschäftsdokumente.
Ablage, Archiv und Sicherung sind drei Dinge
Wer nur eines davon hat, hat eine Lücke — und merkt es bei der nächsten Prüfung.
Dokumentenmanagement in Rosenheim und Umgebung
Für Unternehmen jeder Größe und Branche.
Wir strukturieren und migrieren Dateiablagen für Unternehmen in Rosenheim, Bad Aibling, Kolbermoor, Bruckmühl, Raubling, Wasserburg am Inn und München.
Termin unter 08031 6169640 oder über das Kontaktformular.
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Professionelle Doc-Management-Lösungen
Beratung, Einrichtung und Betreuung für Unternehmen in Rosenheim und Umgebung.
Störung: kein Zugriff auf die Ablage
Damit ein Leitungsausfall den Betrieb nicht anhält, bleiben die wichtigsten Ordner zusätzlich lokal verfügbar und gleichen sich später ab. Weitere Wege: Störung und Notfall-Service.
Öffentliche Fördermittel
Die Digitalisierung der Ablage ist eines der am häufigsten geförderten Vorhaben im Rahmen des Digitalbonus Bayern, siehe Öffentliche Förderung.
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Häufige Fragen
Nicht zwingend. Für viele mittelständische Betriebe genügen dabei SharePoint und OneDrive mit einer sauberen Struktur. Ein eigenes Produkt lohnt sich, wenn Vorgangsakten und Fristen zentral geführt werden müssen.
Über Struktur und Suche. Wichtig ist, dass Dokumente dort liegen, wo der Vorgang liegt — dann funktioniert auch die Suche, weil der Kontext stimmt.
Sie ziehen mit um. Wir übernehmen die Struktur, wo sie trägt, und räumen dort auf, wo sie sich überlebt hat — ohne dass Inhalte verloren gehen.
Bei Office-Dokumenten ja. Bei anderen Formaten arbeiten wir mit Versionen und Sperren, damit keine Konfliktkopien entstehen.
Ja, über die Versionierung. Wie viele Stände aufbewahrt werden, legen wir dabei gemeinsam fest — das ist ein Abwägen zwischen Nachvollziehbarkeit und Speicherplatz.
Nein. Das DMS ist der Arbeitsort, das Archiv bewahrt dagegen unveränderbar über Fristen auf. Beides wird dabei gebraucht und sollte klar getrennt sein.
Ja, über gezielte Freigaben mit Ablaufdatum. Anonyme Links schalten wir ab, weil sie sich der Kontrolle entziehen.
Die technische Migration ist meist an einem Wochenende erledigt. Die Zeit geht in die Strukturplanung davor — und die ist der Teil, der später den Nutzen bringt.
ERP und CRM verwalten Daten und Vorgänge, das Dokumentenmanagement dagegen die dazugehörigen Dateien. Eine Verknüpfung zwischen den Systemen erspart dabei die doppelte Ablage derselben Unterlage.
Nein, das übernehmen wir als Teil der Migration. Hilfreich ist aber, wenn Sie vorab grob wissen, welche Ordner noch gebraucht werden und welche nicht.
Das legen Sie fest, wir setzen es anschließend um und dokumentieren es. Als Ausgangspunkt dient dabei meist die bestehende Aufbauorganisation, angepasst um Ausnahmen wie Vertretungen.