Revisionssichere E-Mail-Archivierung für Unternehmen
E-Mail-Archivierung in Unternehmen beantwortet eine Frage, die erst Jahre später gestellt wird: Können Sie dieses Dokument noch vorlegen — unverändert, mit nachvollziehbarem Datum? Aufbewahrungsfristen aus Handels- und Steuerrecht verlangen genau das. Wir richten Archive ein, die diese Anforderung technisch erfüllen, ohne dass die tägliche Arbeit umständlicher wird.
Können Sie das in acht Jahren noch vorlegen?
Unverändert, mit nachvollziehbarem Datum — genau das verlangen die Aufbewahrungsfristen.
Leistungen auf einen Blick
Der Unterschied zur normalen Ablage liegt in der Unveränderbarkeit. Ein archiviertes Dokument darf nicht mehr überschrieben oder gelöscht werden — auch nicht versehentlich, auch nicht mit Administratorrechten. Erst diese Eigenschaft macht ein Archiv zum Archiv.
Was wir einrichten:
Archivierung von E-Mails, automatisch und lückenlos
Archivierung von Dokumenten aus der Ablage nach festen Regeln
Unveränderbare Speicherung mit definierter Aufbewahrungsdauer
Suche über Zeitraum, Absender, Empfänger und Stichworte
Zugriffsrechte, die getrennt vom Tagesgeschäft vergeben werden
Protokollierung der Zugriffe auf das Archiv
Löschung nach Fristablauf, wo sie zulässig oder geboten ist
Dokumentation des Verfahrens für den Prüfungsfall
Fristen, Löschung und Datenschutz
Zwei Rechtsgebiete ziehen hier in unterschiedliche Richtungen: Handels- und Steuerrecht verlangen Aufbewahrung, das Datenschutzrecht verlangt Löschung, sobald der Zweck entfällt. Beides gleichzeitig zu erfüllen ist möglich — aber nur, wenn festgelegt ist, welche Unterlage welcher Frist unterliegt.
Wichtig ist die Abgrenzung zur Datensicherung: Sie stellt den letzten Arbeitsstand wieder her und ist nach wenigen Wochen überschrieben. Ein Archiv bewahrt gezielt über Jahre. Wer eines für das andere hält, hat im Zweifel beides nicht.
Für welche Unternehmen
Für alle Betriebe mit Handelsbriefen und Buchhaltungsunterlagen. Handel und Handwerk archivieren vor allem Rechnungen, Kanzleien und Praxen zusätzlich Vorgangsakten mit langen Fristen; für Kommunen kommt die Schriftgutverwaltung hinzu, siehe Behörden und Kommunen.
Selbständige und Freelancer
Handwerk und Einzelhandel
Mittelstand und Produktion
Arztpraxis und Kanzlei
Schule und Bildung
Behörden und Kommunen
Störung und Zugriff im Prüfungsfall
Ein Archiv muss auch dann zugänglich sein, wenn das Tagesgeschäft steht. Deshalb hat es eine eigene Sicherung und einen eigenen Wiederherstellungsweg, unabhängig von den produktiven Systemen. Meldewege: Störung und Notfall-Service.
Öffentliche Fördermittel
Die Einführung einer revisionssicheren Archivierung gehört zu den förderfähigen Digitalisierungsvorhaben, siehe Öffentliche Förderung.
Wie eine Archivierung eingeführt wird
Am Anfang steht eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Unterlagen: welche Dokumentenarten es gibt, wo sie heute liegen und in welchem Umfang sie schon einheitlich abgelegt sind. Diese Übersicht zeigt, wie groß der erste Schritt tatsächlich ist — oft kleiner, als befürchtet, manchmal größer.
Für Kleinstbetriebe ohne eigene Buchhaltung im Haus, deren Belege vollständig bei der Steuerberatung archiviert werden, ist ein eigenes System häufig entbehrlich. Grundlegende Orientierung zu Aufbewahrungspflichten und ihrer technischen Umsetzung bietet auch das BSI, unabhängig vom gewählten Anbieter.
E-Mail-Archivierung für Unternehmen in Rosenheim
Wir richten Archivlösungen für Unternehmen in Rosenheim, Bad Aibling, Kolbermoor, Bruckmühl, Raubling, Wasserburg am Inn und München ein — abgestimmt mit Ihrer Steuerberatung.
Termin unter 08031 6169640 oder über das Kontaktformular.
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Häufige Fragen
Für Handelsbriefe und Buchhaltungsunterlagen bestehen gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Welche Unterlage darunterfällt, klärt Ihre Steuerberatung; wir setzen die Vorgabe technisch um.
Nein. Ein Postfach lässt sich ändern und leeren; damit fehlt die Unveränderbarkeit. Ein Archiv nimmt Nachrichten automatisch auf, bevor jemand sie löschen kann.
Unveränderbar gespeichert, mit nachvollziehbarem Zeitpunkt, jederzeit auffindbar und über die gesamte Frist lesbar. Das Verfahren dazu wird dokumentiert.
Die Sicherung stellt den letzten Arbeitsstand wieder her und wird nach Wochen überschrieben. Das Archiv bewahrt gezielt über Jahre. Beides wird gebraucht.
Ja, und oft sollte es das auch — das Datenschutzrecht verlangt Löschung, sobald der Zweck entfällt. Wir richten die Löschung nach Fristablauf ein, statt Bestände unbegrenzt wachsen zu lassen.
Der Zugriff wird getrennt vom Tagesgeschäft vergeben und protokolliert. In der Regel ist der Kreis deutlich kleiner als der auf die laufende Ablage.
Über die Suche nach Zeitraum, Beteiligten und Stichworten in Sekunden — sofern die Ablage beim Archivieren die richtigen Angaben mitbekommen hat.
Ja. Microsoft 365 bringt Aufbewahrungsrichtlinien mit, die sich für viele Anforderungen nutzen lassen. Wo strengere Nachweise nötig sind, ergänzen wir ein eigenes Archivsystem.
Das hängt weniger an der Technik als an der Zuordnung: welche Dokumentenart welche Frist braucht. Diese Klärung mit Ihrer Steuerberatung bestimmt das Tempo, nicht die Einrichtung selbst.
In vielen Fällen ja, für einen definierten Zeitraum. Wie weit das zurückreicht, hängt vom bisherigen Postfachbestand und den geltenden Fristen ab.
Dann prüfen wir gemeinsam, ob ein eigenes Archiv überhaupt nötig ist. Für kleine Bestände ohne eigene Buchhaltung im Haus reicht die externe Archivierung oft aus.
Auch Dokumente aus der Ablage lassen sich nach festen Regeln archivieren, etwa Rechnungen oder Verträge. Welche Kategorien dazugehören, legen wir gemeinsam mit Ihrer Steuerberatung fest.
Aufbewahren und löschen zugleich
Handelsrecht verlangt Aufbewahrung, Datenschutzrecht Löschung. Beides geht, wenn die Zuordnung vorher feststeht.