IT für Kanzleien und Steuerberatung
In einer Kanzlei ist die Akte das Kapital. Sie liegt nicht im Schrank, sondern auf einem Server, wird von mehreren Personen bearbeitet, verlässt das Haus über Fernzugriff und muss Jahre später noch auffindbar sein. IT für Kanzleien dreht sich deshalb um drei Fragen: Wer darf hinein, wie kommt es sicher wieder heraus, und wie lange muss es bleiben.
Verschwiegenheit ist eine Berufspflicht
Die Technik muss sie tragen können — beim Zugriff im Haus wie beim Zugriff von unterwegs.
Was eine Kanzlei von einem Büro unterscheidet
Mandantendaten unterliegen nicht nur dem Datenschutz, sondern auch der Verschwiegenheitspflicht. Das verschiebt die Anforderungen: Nicht jeder Mitarbeiter darf jede Akte sehen, und ein Zugriff von außen ist kein Komfortthema, sondern ein Haftungsthema.
Worauf es in der Kanzlei ankommt:
Verschwiegenheit ist eine Berufspflicht, keine Empfehlung
Rechte gehören an das Mandat, nicht an die Person allein
Fernzugriff braucht Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Anmeldung
Kanzleisoftware gibt Serverleistung und Wartungsfenster vor
Aufbewahrungsfristen laufen über Jahre, nicht über Monate
Besucher brauchen Internet, aber keinen Zugang zum Netz
Fristenkalender zentral statt als private Liste je Arbeitsplatz
Ausdruck als Rückfallebene, wenn kein System erreichbar ist
Mandantendaten und Zugriffsrechte
Wir richten die Rechtevergabe so ein, dass sie dem Aufbau der Kanzlei folgt: Sachbearbeitung, Sekretariat und Buchhaltung sehen, was sie brauchen — nicht mehr. Wer worauf zugreifen darf, halten wir schriftlich fest, damit es im Zweifel nachvollziehbar bleibt.
Für die datenschutzrechtliche Einordnung ist in Bayern das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht die zuständige Stelle für den nichtöffentlichen Bereich — eine sinnvolle Anlaufstelle, wenn es um Auftragsverarbeitung oder die Meldung eines Vorfalls geht.
Kanzleisoftware und Fachverfahren
Kanzlei- und Steuersoftware stellt Anforderungen an Server, Windows-Fassung und Wartungszeitfenster. Manche Verfahren verlangen zusätzlich eigene Zugangswege oder Kartenleser am Arbeitsplatz. Wir richten die Umgebung danach ein und stimmen uns bei Bedarf mit dem Hersteller ab.
Den fachlichen Support leistet weiterhin Ihr Anbieter. Was wir übernehmen, ist alles darunter — und die Abstimmung, damit Sie nicht zwischen zwei Dienstleistern vermitteln müssen.
Arbeiten von außerhalb
Homeoffice, Gerichtstermin, Außentermin beim Mandanten: Der Zugriff läuft über einen gesicherten VPN-Zugang mit Zwei-Faktor-Anmeldung, nicht über eine Freigabe im Internet.
Für Besprechungsräume richten wir ein getrenntes Gästenetz ein — beschrieben unter WLAN und Gäste-WLAN. Der Mandant kommt ins Internet, nicht ins Kanzleinetz.
Aufbewahren, sichern, wiederfinden
Aufbewahrungsfristen machen aus der Sicherung ein Archiv. Beides ist nicht dasselbe: Eine Sicherung schützt vor Verlust, ein Archiv vor dem Vergessen. Wir richten getrennte Sicherungen ein und prüfen die Rückspielung — Einzelheiten unter Datensicherung.
Wenn es schnell gehen muss, zählt die Reaktionszeit. Was wir zusagen, steht unter Störung und Notfall-Service.
Wenn ein Mitarbeiter geht
In einer Kanzlei ist der Austritt kein Verwaltungsakt, sondern ein Sicherheitsvorgang. Zugänge müssen zum Stichtag enden, das Postfach muss erreichbar bleiben, laufende Mandate brauchen einen neuen Bearbeiter — und das Notebook gehört zurück, bevor es außer Sicht gerät.
Wir richten dafür einen festen Ablauf ein und halten schriftlich fest, wer welches Gerät und welche Zugänge hatte. Beim Eintritt läuft derselbe Weg vorwärts: Konto, Rechte nach Mandatsbereich, Gerät nach Vorlage. Beides zusammen sorgt dafür, dass die Rechtevergabe nicht mit jedem Wechsel ein Stück unschärfer wird.
Fristen dürfen nicht vom System abhängen
Der Fristenkalender ist in vielen Kanzleien das Herzstück der Kanzleisoftware — und genau deshalb ein Punkt, an dem ein Ausfall besonders teuer wird. Eine verpasste Frist lässt sich nicht nachträglich reparieren, ein liegen gebliebener Server schon.
Nicht jede Kanzlei braucht ein eigenes Fristenkalender-Modul — kleine Einzelkanzleien kommen oft mit den Bordmitteln der Kanzleisoftware aus. Ein eigenes System lohnt sich erst mit mehreren Sachbearbeitern und Mandaten parallel.
Öffentliche Fördermittel
Für Kanzleien und Steuerberatungen hängt die Förderfähigkeit von Rechtsform und Vorhaben ab; welche Programme in Frage kommen, sagt verbindlich die Förderstelle. Wir liefern die technische Beschreibung, die ein Antrag braucht, siehe Öffentliche Förderung.
Kanzleien in Rosenheim und Umgebung
Wir betreuen Rechtsanwaltskanzleien, Steuerberatungen und Notariate in Rosenheim, Bad Aibling, Kolbermoor, Raubling, Bruckmühl, Wasserburg am Inn, Prien am Chiemsee und im Großraum München.
Sprechen Sie uns an: 08031 6169640 oder Kontaktformular.
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Häufige Fragen
Ja, über einen verschlüsselten Zugang mit Zwei-Faktor-Anmeldung. Eine offene Freigabe ins Internet richten wir nicht ein.
Wir betreuen die Umgebung, in der sie läuft, und stimmen uns bei Bedarf mit dem Hersteller ab. Den fachlichen Support leistet weiterhin der Anbieter.
Die Fristen gibt Ihr Berufsrecht vor, nicht die Technik. Wir richten Sicherung und Archiv so ein, dass die von Ihnen genannte Frist eingehalten werden kann.
Ja, über ein getrenntes Gästenetz ohne Zugang zum Kanzleinetz.
Bei verschlüsselten Geräten mit Fernlöschung bleibt es ein Sachschaden. Wir richten das bei der Übergabe ein.
Er wird wie jedes andere kritische System gesichert und geprüft zurückgespielt. Zusätzlich empfehlen wir einen aktuellen Ausdruck als Rückfallebene für den Fall, dass gar kein System erreichbar ist.
Ja, über eine zentrale Kanzleisoftware mit gesichertem Zugriff von jedem Standort. Die Rechte werden weiterhin je Mandat und Person vergeben, nicht pauschal je Standort.
Wir fangen bei Ihren Akten an
Daraus ergibt sich, wer was sehen darf und wie lange es bleiben muss.