CRM-Systeme für den Mittelstand
Ein CRM-System beantwortet eine einfache Frage: Was wissen wir über diesen Kunden, und wer hat zuletzt mit ihm gesprochen? Solange diese Antwort in Postfächern, Notizzetteln und Köpfen einzelner Personen liegt, ist sie im Urlaubsfall nicht verfügbar. Wir richten CRM-Systeme so ein, dass die Antwort im System steht — ohne dass die Pflege zur Zusatzarbeit wird.
Was wissen wir über diesen Kunden?
Solange die Antwort in Postfächern und Köpfen liegt, ist sie im Urlaubsfall nicht verfügbar.
Leistungen auf einen Blick
Die technische Einrichtung ist der kleinere Teil. Entscheidend ist, welche Daten geführt werden und wer sie pflegt. Ein System, das zwanzig Pflichtfelder verlangt, wird nicht gepflegt; eines mit fünf sinnvollen Feldern schon.
Was wir übernehmen:
Aufnahme der bestehenden Kundendaten und ihrer Fundorte
Festlegung, welche Felder geführt werden — und welche nicht
Einrichtung von Microsoft Dynamics 365 oder Anbindung Ihres Systems
Übernahme vorhandener Daten samt Bereinigung von Dubletten
Verbindung zu Postfach, Kalender und Telefonanlage
Rechtevergabe: wer sieht welche Kunden und Vorgänge
Datenschutz: Löschfristen und Auskunftsfähigkeit
Einweisung und Begleitung in den ersten Wochen
Damit das System auch genutzt wird
CRM-Einführungen scheitern selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass die Pflege als zusätzliche Arbeit empfunden wird, die niemandem nützt. Deshalb beginnen wir bei dem, was den Anwendern selbst hilft: Wiedervorlagen, die von allein auftauchen, Kontaktdaten, die nicht doppelt gepflegt werden müssen, eine Historie, die sich aus E-Mails und Telefonaten von selbst füllt.
Für die Auskunftsfähigkeit und Löschfristen orientieren wir uns auch an den Hinweisen, die das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht für Unternehmen veröffentlicht — dort finden sich praxisnahe Erläuterungen, nicht nur der Gesetzestext.
Für welche Unternehmen
Sinnvoll für Betriebe mit wiederkehrenden Kundenbeziehungen und mehreren Personen im Kundenkontakt — Handel, Dienstleistung, Handwerk mit Wartungskunden.
In beratenden Berufen kommt die Vertraulichkeit hinzu: Nicht jeder muss jeden Vorgang sehen, siehe Datenschutz und IT-Sicherheit.
Selbständige und Freelancer
Handwerk und Einzelhandel
Mittelstand und Produktion
Arztpraxis und Kanzlei
Schule und Bildung
Behörden und Kommunen
Störung und Datenverfügbarkeit
Ein CRM ist so wertvoll wie seine Daten und gehört deshalb in die Sicherung — auch als Cloud-Dienst. Siehe Datensicherung und Störung und Notfall-Service.
Öffentliche Fördermittel
Die Einführung eines CRM ist ein klassisches Digitalisierungsvorhaben und damit häufig förderfähig, siehe Öffentliche Förderung.
Abgrenzung: CRM ist keine Dateiablage
Ein CRM verwaltet Beziehungen und Vorgänge — wer hat wann mit wem gesprochen, welches Angebot ist offen, wann ist eine Wiedervorlage fällig. Die dazugehörigen Dateien, etwa das unterschriebene Angebot oder der Liefervertrag, liegen dagegen richtig im Dokumentenmanagement, verknüpft mit dem jeweiligen Kundendatensatz.
Zur betrieblichen Abrechnung — Rechnung, Zahlungseingang, offener Posten — führt meist das ERP die verbindlichen Zahlen; das CRM zeigt davon höchstens einen Auszug zur Orientierung im Kundengespräch. Diese Aufteilung verhindert, dass dieselbe Information an zwei Stellen gepflegt wird und irgendwann auseinanderläuft.
CRM in Rosenheim und Umgebung
Wir führen CRM-Systeme für Unternehmen in Rosenheim, Bad Aibling, Kolbermoor, Bruckmühl, Raubling, Wasserburg am Inn und München ein und binden sie an vorhandene Systeme an.
Gespräch vereinbaren: 08031 6169640 oder Kontaktformular.
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Häufige Fragen
Wenn mehrere Personen mit denselben Kunden zu tun haben und Wissen bisher in Postfächern liegt: ja. Bei einer Person mit überschaubarem Kundenkreis genügt eine gepflegte Kontaktverwaltung.
Ja, aus Tabellen, Outlook oder dem Altsystem. Die Übernahme nutzen wir zugleich zur Bereinigung — Dubletten und veraltete Adressen sollten nicht mit umziehen.
Nein. Dynamics passt gut, wenn Sie ohnehin mit Microsoft 365 arbeiten. Bei anderen Systemen prüfen wir die Schnittstellen zu Postfach, Kalender und Warenwirtschaft.
Durch wenige Pflichtfelder und spürbaren Eigennutzen: Wiedervorlagen, automatische Historie aus E-Mails, Kundendatensatz beim eingehenden Anruf.
Nur wenn Sie es so wollen. Die Rechtevergabe lässt sich nach Bereich, Region oder Vorgangsart abstufen — in beratenden Berufen ist das oft Pflicht.
Über Löschfristen, dokumentierte Zwecke und die Fähigkeit, Auskunft zu erteilen. Das legen wir bei der Einrichtung fest statt nachträglich.
Bei den gängigen Systemen ja. Beim eingehenden Anruf erscheint der passende Datensatz — das ist der Punkt, an dem die meisten Anwender den Nutzen zum ersten Mal sehen.
Für einen mittelständischen Betrieb mit sauberen Ausgangsdaten wenige Wochen. Der größte Teil der Zeit geht in die Datenbereinigung, nicht in die Einrichtung.
Das CRM führt Vorgänge und Historie, das Dokumentenmanagement die dazugehörigen Dateien. Beide lassen sich verknüpfen, damit beim Kundendatensatz auch das passende Angebot oder der Vertrag erscheint.
Ja, das ist einer der Hauptgründe für ein CRM. Über die Historie sieht jeder Beteiligte, was zuletzt besprochen wurde, auch ohne Rückfrage beim Kollegen.
Nein, nur wer Kundenkontakt hat oder davon profitiert. Interne Rollen ohne Kundenbezug bekommen keinen Zugang — das hält das System übersichtlich und die Lizenzkosten im Rahmen.
Bei den gängigen Systemen ja, über eine App oder den Browser. Wichtig ist, dass die Rechtevergabe auch unterwegs greift und keine Daten offline ungeschützt liegen bleiben.
Pflege, die sich selbst lohnt
Wiedervorlagen, automatische Historie, Kundendatensatz beim Anruf — daran entscheidet sich, ob ein CRM genutzt wird.