CRM-Systeme für den Mittelstand
Ein CRM-System beantwortet eine einfache Frage: Was wissen wir über diesen Kunden, und wer hat zuletzt mit ihm gesprochen? Solange diese Antwort in Postfächern, Notizzetteln und Köpfen einzelner Personen liegt, ist sie im Urlaubsfall nicht verfügbar. Wir richten CRM-Systeme so ein, dass die Antwort im System steht — ohne dass die Pflege zur Zusatzarbeit wird.
ITFOUR Systemhaus Rosenheim
CRM
Solange die Antwort in Postfächern und Köpfen liegt, ist sie im Urlaubsfall nicht verfügbar.
CRM-System auf einen Blick
Die technische Einrichtung ist der kleinere Teil. Entscheidend ist, welche Daten geführt werden und wer sie pflegt. Ein System, das zwanzig Pflichtfelder verlangt, wird nicht gepflegt; eines mit fünf sinnvollen Feldern schon.
- Aufnahme der bestehenden Kundendaten und ihrer Fundorte
- Festlegung, welche Felder geführt werden — und welche nicht
- Einrichtung von Microsoft Dynamics 365 oder Anbindung Ihres Systems
- Übernahme vorhandener Daten samt Bereinigung von Dubletten
- Verbindung zu Postfach, Kalender und Telefonanlage
- Rechtevergabe: wer sieht welche Kunden und Vorgänge
- Datenschutz: Löschfristen und Auskunftsfähigkeit
- Einweisung und Begleitung in den ersten Wochen
Damit das System auch genutzt wird
CRM-Einführungen scheitern selten an der Technik. Sie scheitern daran, dass die Pflege als zusätzliche Arbeit empfunden wird, die niemandem nützt. Deshalb beginnen wir bei dem, was den Anwendern selbst hilft: Wiedervorlagen, die von allein auftauchen, Kontaktdaten, die nicht doppelt gepflegt werden müssen, eine Historie, die sich aus E-Mails und Telefonaten von selbst füllt.
Für die Auskunftsfähigkeit und Löschfristen orientieren wir uns auch an den Hinweisen, die das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht für Unternehmen veröffentlicht — dort finden sich praxisnahe Erläuterungen, nicht nur der Gesetzestext.
Für welche Unternehmen
Sinnvoll für Betriebe mit wiederkehrenden Kundenbeziehungen und mehreren Personen im Kundenkontakt — Handel, Dienstleistung, Handwerk mit Wartungskunden.
In beratenden Berufen kommt die Vertraulichkeit hinzu: Nicht jeder muss jeden Vorgang sehen, siehe Datenschutz und IT-Sicherheit.
Abgrenzung: CRM ist keine Dateiablage
Ein CRM verwaltet Beziehungen und Vorgänge — wer hat wann mit wem gesprochen, welches Angebot ist offen, wann ist eine Wiedervorlage fällig. Die dazugehörigen Dateien, etwa das unterschriebene Angebot oder der Liefervertrag, liegen dagegen richtig im Dokumentenmanagement, verknüpft mit dem jeweiligen Kundendatensatz.
Zur betrieblichen Abrechnung — Rechnung, Zahlungseingang, offener Posten — führt meist das ERP die verbindlichen Zahlen; das CRM zeigt davon dagegen höchstens einen Auszug zur Orientierung im Kundengespräch. Diese Aufteilung verhindert, dass dieselbe Information an zwei Stellen gepflegt wird und irgendwann auseinanderläuft.
Pflege, die sich selbst lohnt
Wiedervorlagen, automatische Historie, Kundendatensatz beim Anruf — daran entscheidet sich, ob ein CRM genutzt wird.
CRM-System in Rosenheim und Umgebung
Für Unternehmen jeder Größe und Branche.
Wir führen CRM-Systeme für Unternehmen in Rosenheim, Bad Aibling, Kolbermoor, Bruckmühl, Raubling, Wasserburg am Inn und München ein und binden sie an vorhandene Systeme an.
Gespräch vereinbaren: 08031 6169640 oder Kontaktformular.
Selbständige und Freelancer
Handwerk und Einzelhandel
Mittelstand und Produktion
Arztpraxis und Kanzlei
Schule und Bildung
Behörden und Kommunen
Professionelle CRM-Lösungen
Beratung, Einrichtung und Betreuung für Unternehmen in Rosenheim und Umgebung.
Störung und Datenverfügbarkeit
Ein CRM ist so wertvoll wie seine Daten und gehört deshalb in die Sicherung — auch als Cloud-Dienst. Siehe Datensicherung und Störung und Notfall-Service.
Öffentliche Fördermittel
Die Einführung eines CRM ist ein klassisches Digitalisierungsvorhaben und damit häufig förderfähig, siehe Öffentliche Förderung.
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Häufige Fragen
Wenn mehrere Personen mit denselben Kunden zu tun haben und Wissen bisher in Postfächern liegt: ja. Bei einer Person mit überschaubarem Kundenkreis genügt eine gepflegte Kontaktverwaltung.
Ja, aus Tabellen, Outlook oder dem Altsystem. Die Übernahme nutzen wir dabei zugleich zur Bereinigung — Dubletten und veraltete Adressen sollten nicht mit umziehen.
Nein. Dynamics passt gut, wenn Sie ohnehin mit Microsoft 365 arbeiten. Bei anderen Systemen prüfen wir die Schnittstellen zu Postfach, Kalender und Warenwirtschaft.
Durch wenige Pflichtfelder und spürbaren Eigennutzen: Wiedervorlagen, automatische Historie aus E-Mails, Kundendatensatz beim eingehenden Anruf.
Nur wenn Sie es so wollen. Die Rechtevergabe lässt sich dabei nach Bereich, Region oder Vorgangsart abstufen — in beratenden Berufen ist das oft Pflicht.
Über Löschfristen, dokumentierte Zwecke und die Fähigkeit, Auskunft zu erteilen. Das legen wir bei der Einrichtung fest statt nachträglich.
Bei den gängigen Systemen ja. Beim eingehenden Anruf erscheint dabei der passende Datensatz.
Für einen mittelständischen Betrieb mit sauberen Ausgangsdaten wenige Wochen. Der größte Teil der Zeit geht in die Datenbereinigung, nicht in die Einrichtung.
Das CRM führt Vorgänge und Historie, das Dokumentenmanagement dagegen die dazugehörigen Dateien. Beide lassen sich verknüpfen, damit beim Kundendatensatz auch das passende Angebot oder der Vertrag erscheint.
Ja, das ist einer der Hauptgründe für ein CRM. Über die Historie sieht dabei jeder Beteiligte, was zuletzt besprochen wurde.
Nein, nur wer Kundenkontakt hat oder davon profitiert. Interne Rollen ohne Kundenbezug bekommen deshalb keinen Zugang.
Bei den gängigen Systemen ja, über eine App oder den Browser. Wichtig ist, dass die Rechtevergabe auch unterwegs greift und keine Daten offline ungeschützt liegen bleiben.